Dezentralisierung im Büro - Der globale Trend

Technologie erleichtert uns diese neue Art zu arbeiten. Nun ist es an den IT-Führern, sich auf diese neue dezentralisierte Welt einzulassen und in ihr Fuß zu fassen.    

In unserem Berufsleben haben wir bestimmt schon viele Veränderungen erlebt, aber keine war so gravierend wie diese. 

Die Dezentralisierung ist zu einem globalen Geschäftstrend geworden. Zentrale Standorte, Belegschaften und Infrastrukturen verlieren zunehmend an Bedeutung.  

Das zeigt sich an vielen Punkten wie der steigenden Beliebtheit von Coworking Spaces, der Migration zu Cloud-Services, der Wahl besserer Bürotechnologien und der Fähigkeit, auch räumlich getrennt von den Kollegen effektiv zu arbeiten.    

Arman Eshraghi, Geschäftsführer der Businessanalyseplattform Qrvey, schreibt dazu in Forbes: „Die langfristige Dezentralisierung ist der Schlüssel zu Größe und Stabilität. Auch wenn man es sich nur schwer vorstellen kann: Die Welt ist in den letzten 10 Jahren in Sachen Dezentralisierung wesentlich weiter vorangekommen als in den letzten 10.000 Jahren.“  

Was hat zur Dezentralisierung geführt?

Zuerst einmal die Art, wie deutsche Unternehmen auf die COVID-19-Pandemie reagiert haben. Laut Eurostat ist die Zahl der Beschäftigten in der EU, die „in der Regel von zu Hause aus arbeiten“, von 2019 bis 2021 um 8 % gestiegen. 

Nach Angaben von Square talk halten sich 90 % der Arbeitnehmer beim Fernarbeiten für „genauso produktiv“ wie im Büro, und 84 % fühlen sich nun (nach der Pandemie) bei der Arbeit außerhalb des Büros wohler. Viele von ihnen würden sogar eine Gehaltskürzung hinnehmen, um weiterhin „außer Haus“ arbeiten zu dürfen. Da die Arbeitnehmer dies inzwischen nicht nur wollen, sondern auch erwarten, müssen sich die Unternehmen wohl oder übel darauf einstellen. Das tun sie zwar schon, aber vielleicht noch nicht in ausreichendem Maße, da sie (im Durchschnitt) von ihren Mitarbeitern nach wie vor verlangen, mindestens vier Tage pro Woche im Büro zu sein, während diese oft gern nur drei oder weniger Tage dort zubringen würden.  

Da der Arbeitsmarkt Arbeitnehmern derzeit viele Trümpfe in die Hand spielt, müssen Arbeitgeber Zugeständnisse machen, um gute Leute zu finden und an sich zu binden. Doch die Pandemie ist bei weitem nicht die einzige treibende Kraft hinter der Dezentralisierung. Jüngere, technisch versierte Arbeitskräfte verschieben seit über zehn Jahren die Grenzen in diesem Bereich. So wendete sich der Coworking-Gigant WeWork 2011 zum Beispiel erst an New Yorker Unternehmer, bevor er in populären Hightech-Metropolen in Frankreich, Deutschland, Spanien, Italien und Großbritannien Einzug hielt.  

Viele Konzerne nutzen zum Coworking inzwischen auch ihre eigenen Räumlichkeiten, in denen ihre Mitarbeiter leichter zusammenarbeiten, besser verpflegt werden, die neusten Technologien nutzen und unter Leuten sind, statt in ihrem Büro zu verkümmern.

Wie reagieren Unternehmen auf die Dezentralisierung?

Sie wissen, dass sie sich auf den neuen Trend zur Fernarbeit einstellen müssen und verkleinern deshalb zum Beispiel ihre Büroflächen, die ja nun weniger genutzt werden. Wachsende und mittelgroße Unternehmen tendieren außerdem dazu, Büroräume zu mieten statt in Geschäftsimmobilien zu investieren.  

Das alles deutet darauf hin, dass die Unternehmer zunehmend erkennen, wie wichtig es ist, wendig zu bleiben und sich den wandelnden Arbeitsgewohnheiten anzupassen, ohne sich mit langfristigen Anlagen zu belasten.    

Jim Coleman, Head of Economics von WSP Großbritannien, sagt dazu: „Es gibt wohl kaum ein Unternehmen, das zu den alten Gepflogenheiten zurückkehren möchte, und das hat natürliche unmittelbare Auswirkungen auf unseren Umgang mit Raum.“ 

Außerdem treten bei der zunehmenden Fernarbeit auch die Sicherheitsrisiken zutage, die mit der Dezentralisierung verbunden sind. Diese Risiken steigen mit der Zahl der Außer-Haus-Arbeitenden. Deshalb verstärken viele Unternehmen ihre Bemühungen um mehr Cybersicherheit, indem sie zum Beispiel die Netzwerk- und Gerätesicherheit für Fernarbeiter erhöhen.  

Laut Red Hat’s 2023 Tech Outlook Report werden IT-Führer 2023 mehr in Cybersicherheit als in Innovation investieren. Bei einer Befragung von 1.703 IT-Führungskräften maßen diese der Finanzierung der Sicherheit „bei weitem“ die höchste Priorität in den nächsten 12 Monaten bei: Für 44 % gehörte sie zu ihren drei Top-Prioritäten neben der Cloud-Infrastruktur (36 %) und dem IT-/Cloud-Management (35 %).  

Zu den Netzwerksicherheit erhöhenden Maßnahmen gehören die Einrichtung eines Virtual Private Network (VPN), die Einführung der Zwei-Faktoren-Authentifizierung (2FA) und die Media-Access-Control-(MAC)-Adressfilterung.  

Die Gerätesicherheit wird durch Single Sign-on (SSO) und Verfahren der biometrischen Verifikation wie etwa Gesichtserkennung erhöht.     

Bis 2024 werden 30 % der Unternehmen weltweit Geräte wählen, die zwar ein geringeres Funktionsspektrum haben, dafür aber spezielle Bedürfnisse erfüllen. Die physische Infrastruktur ist aber mindestens genauso wichtig.  

Der Trend zu kleineren, intelligenteren Technologien  

Eine so schnelle wie einfache Möglichkeit, um Platz zu sparen und Dezentralisierung voranzutreiben, ist es, Ihre Technologieanforderungen zu überdenken.  

So gibt es zum Beispiel im Druckerbereich bereits kleine DIN A4 Multifunktionsdruckgeräte, die teilweise auch das Format DIN A3 verarbeiten. Dementsprechend können Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen mit einem einzigen vielseitigen Gerät erfüllen. Viele Unternehmen kehren den großen DIN A3 Kopiergeräten sogar ganz den Rücken zu und wählen eine schlankere Lösung. 

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Sich für weniger, aber dafür effizientere Geräte zu entscheiden, hilft Ihnen nicht nur Platz und Kosten zu sparen, sondern auch, Ihre Ziele in Hinblick auf Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG) zu erreichen – was für zukunftsorientierten Unternehmen mittlerweile ein weiteres wichtiges Anliegen darstellt. 

Dabei sollten Sie sich zuerst einmal überlegen, ob Ihr Unternehmen wirklich noch eine große, zentralisierte Technologielandschaft benötigt. Sie könnten eine Infrastrukturprüfung vornehmen oder sich an einen Spezialisten wenden, der dabei hilft, die Bedürfnisse der Benutzer der neuen dezentralisierten Welt noch besser zu identifizieren.   

Eine der wichtigsten Aufgaben besteht jedoch auch darin, jedem Benutzer die richtige Ausrüstung zur Verfügung zu stellen – ob er nun im Büro oder anderswo arbeitet. 

Wie können auch Sie von der Dezentralisierung profitieren? 

Da sich der Trend zur Dezentralisierung zweifellos fortsetzen wird, sollte man sich auf ihn einlassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und seine Mitarbeiter zu behalten. Außerdem bringt die Dezentralisierung viele Vorteile für Unternehmen mit sich. 

Die Technologielandschaft zu verbessern, führt zu effizienteren Prozessen, Kostensenkungen und zufriedeneren Mitarbeitern – und letztendlich zu besseren Nutzungserfahrungen der Endkunden. So hilft die Einführung intelligenter Automation in die IT-Abläufe zum Beispiel bei der Fernarbeit, da Mitarbeiter dann keinen Vor-Ort-Zugang zu den Bestandssystemen mehr benötigen.  

Durch cloudbasierte Softwarelösungen verkürzt sich auch die Zeit, die Mitarbeiter mit repetitiven, manuellen Datenverarbeitungstätigkeiten zubringen müssen. So können sie sich stärker darauf konzentrieren, die Kunden glücklich zu machen.  

Innovative Ansätze wie die Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) können ebenfalls zu großen Kosteneinsparungen führen, weshalb viele Finanzinstitute diese schon früh übernommen haben. „Nach der Finanzkrise und COVID-19 streben die Firmen weiterhin nach größerer Effizienz und Produktivität“, sagt Steve Perkins, Leiter des globalen Technologiebereichs von Grant Thornton. „In diesem digitalen Zeitalter suchen Unternehmen zunehmend im Technologiebereich nach Antworten.“  

Erhöhung der Work-Life-Balance durch Dezentralisierung 

Außerdem kann Dezentralisierung Ihren Mitarbeitern helfen, sich stärker auf das Wesentliche zu konzentrieren und ein erfüllteres Leben zu führen.  

Durch sie können teure Fahrten zu und von Ihrem Firmensitz reduziert werden und Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, von überall auf der Welt aus sicher auf Ihre Unternehmenssysteme zuzugreifen – sofern die richtigen Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden.     

Dadurch entwickelt sich auch eine bessere Arbeitskultur, die auf Vertrauen und Freiheit statt auf Anwesenheitspflicht vor Ort beruht. 

Brother International Europe sagt dazu: „Wir haben gesehen, wie sich die Art der Geschäftsführung im Zuge der Dezentralisierung grundlegend verändert hat. Die Führungskräfte müssen nun nicht mehr fünf Tage die Woche in der Firmenzentrale sitzen und Teams vor Ort leiten.  

Stattdessen sollen sie es ihren Mitarbeitern nun ermöglichen, an den unterschiedlichsten Orten gut zu arbeiten, indem sie in die richtige Technologie, einen sicheren Fernzugang und eine bessere Work-Life-Balance investieren.” 

IT-Führer stehen im Kontext der Dezentralisierung oft an vorderster Front – ob sie nun die Bürotechnik optimieren oder dafür sorgen, dass ihr Unternehmen in die richtigen Cloud-Computing-Services und Sicherheitsvorkehrungen investiert. 

Aus betrieblicher Sicht müssen IT-Führer jedoch sicherstellen, dass die Produktivität hoch bleibt, ohne dass die Kosten steigen – ob die Mitarbeiter nun im Büro oder anderswo arbeiten. Und das ist häufig gar nicht mal so einfach umzusetzen. 

Doch wenn sie es richtig angehen, können alle Unternehmen davon profitieren. Wenn sie sich voll auf die Dezentralisierung einlassen, können sie das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter an erste Stelle stellen, indem sie in die richtige Technologie investieren und Arbeitsweisen einführen, die ihren Wünschen entsprechen.“