Wie die Einführung von KI den Unternehmensalltag revolutioniert
Mit strategischer KI-Einführung Prozesse effizienter gestalten.
Im Zeitalter der Digitalisierung zeigt sich, dass künstliche Intelligenz (KI) nicht mehr Zukunftsmusik ist, sondern zunehmend den Arbeitsalltag beeinflusst. Auf KI basierende Tools und Lösungen verleihen Tätigkeiten wie Schreiben, Übersetzen, Layouten oder Programmieren einen erheblichen Effizienzschub. Hinzu kommen klassische KI-Anwendungen wie Muster- und Fehlererkennung bei der Qualitätssicherung oder für Überwachungsaufgaben. Wichtig ist, dass Unternehmen bei der KI-Einführung die Grenzen der Technologie sowie die Risiken bei Datenschutz und Cybersecurity berücksichtigen.
- ML-Algorithmen verarbeiten große Datenmengen und können aus den darin beobachteten Mustern lernen. Beispiele: Mustererkennung bei Qualitätskontrollen oder zur Authentifizierung
- DL ermöglicht komplexe KI-Modelle, die an die menschliche Intelligenz heranreichen. Beispiele: KI-Algorithmen für Roboter oder für das autonome Fahren
- Generische KI-Modelle können mithilfe von Vorgaben aus ihrem Datenpool selbsttätig Ergebnisse liefern. Beispiel: ChatGPT von OpenAI
Wie eine KI-Einführung verschiedenste Prozesse vereinfacht
Der Markt bietet heute zahlreiche KI-Tools für vielfältige Aufgaben. Sie erleichtern Arbeitsabläufe und entlasten das Personal von zeitaufwändigen Tätigkeiten: Sie vereinfachen und beschleunigen zum Beispiel die Video- und Bildbearbeitung, während Planungstools das Zeitmanagement optimieren. Zudem überwachen Monitoring- und Analysetools vorab definierte Kennwerte. Die Ergebnisse versenden sie regelmäßig und zielgruppenspezifisch als Reports an Entscheidungsträger oder Servicepersonal. Somit haben diese immer einen aktuellen Überblick über die für sie relevanten Prozesse. Bei der Überwachung von sicherheitsrelevanten Parametern oder wichtigen Business-Kennzahlen geben diese Tools bei vorab definierten Ereignissen automatisch Warnmeldungen aus, warnen also vor akuten Risiken und schlagen dazu sogar Maßnahmen zur Abhilfe oder Abwehr vor. So tragen sie zur Unternehmenssicherheit sowie zu optimierten Betriebsabläufen bei. KI-basierte Analysetools stellen für unterschiedlichste Problemstellungen Entscheidungshilfen bereit und sind zugeschnitten auf spezifische Anforderungen. So lässt sich zum Beispiel die Nutzung von Druckern und Multifunktionsgeräten im Unternehmensnetz analysieren, um auf dieser Basis einen effizienteren Einsatz der Geräte zu erzielen und die Wege für das Personal zu optimieren. Das IT-Team eines Unternehmens kann durch eine Einführung eines KI-Tools zahlreiche Prozesse etwa im Gerätemanagement oder dem On-Boarding automatisieren. Neuem Personal wird dann automatisch ein Standard-Anwendungspaket, Rechenleistung und Zugangsberechtigungen gemäß vorab definierten Rollen zugeschrieben. Endgeräte werden vor der Auslieferung entsprechend des Userprofils konfiguriert und melden sich automatisch beim ersten Einloggen im Netzwerk an. Das reduziert den Arbeitsaufwand der IT-Abteilung erheblich.
Warum immer mehr Unternehmen ChatGPT einführen
Besonders beliebt ist derzeit der auf generischer KI basierende Chatbot ChatGPT. An ihm lässt sich anschaulich zeigen, wie vielfältig generische KI heute einsetzbar ist. Viele Firmen haben den Chatbot bereits eingeführt, um verschiedenste Prozesse effizienter und einfacher zu gestalten. Denn mit ihm lassen sich per Anweisung Dokumente automatisch und in Sekunden übersetzen. Er fasst in ähnlicher Geschwindigkeit E-Mail-Konversationen zusammen oder transkribiert die Audiodatei einer Besprechung in Text und fasst diesen auf das Wesentliche zusammen. Was bisher Stunden dauerte, erledigt der ChatBot in kürzester Zeit.
Darüber hinaus kann ChatGPT als Ideenlieferant für Vorträge, Konzepte oder Kampagnen fungieren. Mitarbeitende erhalten per Chat-Anweisung sofort entsprechenden Input oder fast fertige Texte. Für ein schnelles Brainstorming sind dank KI nun nicht mehr unbedingt mehrere Personen notwendig.
Für IT-Entwickler generiert der ChatBot sekundenschnell Standardcode oder spezifische Tools, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Im HelpDesk unterstützt er das Support-Personal. Außerdem ermöglichen ChatGPT-basierte Analysen datengetriebene und damit fundierte IT-Entscheidungen: ChatGPT lässt sich zum Beispiel in eine Projektmanagement-Software integrieren, um Projektdaten wie Projektzeitpläne, Ressourcenverfügbarkeiten sowie die Daten ähnlicher früherer Projekte zu analysieren. Auf dieser Basis optimiert sie die Ressourcenzuweisung und verhindert kostspielige Verzögerungen. In ähnlicher Weise kann der Chatbot auch die IT- Infrastruktur optimieren: In diesem Fall analysiert die KI netzwerkrelevante Daten wie Server-Leistungskennzahlen, Netzwerkverkehr oder Benutzerverhaltensmuster und schlägt dazu passende Optimierungen vor. So kann die IT etwa über eine Serverkonsolidierung Kosten einsparen oder per Umverteilung von Netzwerkressourcen die IT-Leistung an das Nutzungsverhalten anpassen. Zudem kann der ChatBot dazu genutzt werden, die Infrastruktur kontinuierlich zu überwachen und in Echtzeit Einblicke in potenzielle Probleme oder Anomalien zu geben. Das ermöglicht ein schnelles proaktives Handeln und erhöht die Verfügbarkeit der IT.
Mit KI lassen sich Aufgaben also erheblich schneller und einfacher erledigen als bisher. Außerdem spart KI auf vielfältige Weise Ressourcen ein.
Wie eine KI-Einführung das Personal entlastet und die Effizienz steigert
Eine KI-Einführung kann das Personal somit in vielfältiger Weise entlasten. Analysetools bieten eine fundierte Entscheidungsrundlage und entlasten damit Verantwortliche bei der Umsetzung ihrer Strategien. Die IT-Leitung kann auf dieser Basis IT-Projekte mit mehr Prozesssicherheit planen, die Infrastruktur effektiver und sicherer betreiben und neue Geräte besser auf aktuelle Anforderungen auslegen.
Ein großer Vorteil durch die Einführung von KI ist die Zeitersparnis. Das Personal spart wertvolle Arbeitszeit ein, weil die KI ansonsten zeitaufwändige und komplexe Datenanalysen oder Tätigkeiten wunschgemäß und automatisch in Sekundenschnelle erledigt. Außerdem lassen sich mit KI deutlich schneller und einfacher als bisher neue Tools und Services für Anwendende erstellen, um deren Arbeit effizienter zu gestalten. Auch das spart Zeit.
Angesichts des aktuellen Fachkräftemangels ermöglicht eine KI-Einführung zum Bespiel die Ausweitung von Arbeitsbereichen, ohne das Personal zu überlasten. Das gilt nicht nur für das IT-Umfeld, wo der Fachkräftemangel besonders hoch ist.
Zugleich steigert eine KI-Einführung die Attraktivität von Arbeitsstellen. Denn langweilige, ermüdende Routinetätigkeiten, die oft ein hohes Maß an Aufmerksamkeit erfordern, werden an die KI abgegeben. So bleibt mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Aufgaben. Außerdem lässt sich das Potenzial von ChatGPT am besten ausschöpfen, wenn man die Fähigkeiten der KI mit menschlicher Intuition und Kreativität kombiniert. Das ermöglicht für viele Unternehmensbereiche noch innovativere Lösungen. Das erfordert allerdings eine entsprechende Weiterbildung des Personals, damit es diesen neuen Anforderungen gerecht werden kann.
Welche Risiken und Einschränkungen bei einer KI-Einführung zu berücksichtigen sind
Wenn Unternehmen KI einführen, müssen sie auch die damit verbundenen Risiken und Einschränkungen auf dem Schirm haben. KI-Tools wie ChatGPT starten in der Regel aus der Cloud, weshalb Datenschutz und Datensicherheit oberste Priorität genießen müssen. Aus diesem Grund verwenden einige Unternehmen zum Beispiel eine eigene ChatGPT-Version, die nur firmenintern zum Einsatz kommt. Personenbezogene Daten sollten selbst hier vorab herausgefiltert werden.
Hinzu kommt, dass Hacker ebenfalls KI für automatisierte Angriffe verwenden, was den Einsatz von KI-gestützten Abwehrsystemen notwendig macht. KI ist somit sowohl ein Sicherheitsrisiko als auch ein wichtiger Bestandteil von Abwehrmaßnahmen.
Darüber hinaus muss immer Berücksichtigung finden, dass die Ergebnisse nur so gut sind wie die verwendete Datengrundlage. Im Datenpool von ChatGPT sind zum Beispiel nicht alle aktuellen Entwicklungen erfasst, außerdem spiegeln die Internet-Inhalte ein verzerrtes Menschenbild wider. Formulierungen wie „im Stil von“ stellen sicher, dass keine Urheberrechte verletzt werden. Grundsätzlich sollten Anwendende immer die von generativen KI-Tools erstellten Inhalte überprüfen und gegebenenfalls anpassen.
Bei alledem ist klar: Eine IT-Leitung sollte die KI-Einführung auf jeden Fall auf ihrer Agenda haben. Damit diese möglichst passgenau gelingt, ist diese in die Unternehmensstrategie und das Sicherheitskonzept mit einzubinden. Nur können Firmen beim Technologiewandel mithalten und eine unkontrollierte und damit ungeschützte Nutzung dieser beliebten Tools vermeiden.
Wie eine KI-Einführung Prozesse in der Drucktechnik effizienter gestalten kann
Auch im Bereich der Drucktechnik hat KI Einzug gehalten. Die KI kann die Gerätenutzung sowie das Geräteverhalten auf Netzwerkebene in Echtzeit überwachen und weist das Serviceteam frühzeitig auf eventuelle technische Probleme hin, um Ausfälle zu vermeiden.
In IT-Teams hilft die KI-Einführung zudem dabei, Verhaltensänderungen hinsichtlich des Druckbedarfs leichter identifizieren zu können. So kann es die bisherige Drucklandschaft besser an aktuelle Gegebenheiten anpassen. Aus den ermittelten Daten geht zum Beispiel hervor, ob der Funktionsumfang der Geräte optimal ausgelegt ist oder ob vielleicht eine andere Ausstattung oder ein anderer Aufstellort kostengünstiger beziehungsweise nutzerfreundlicher wäre. Das ist vor allem für Betriebe, die flexible Arbeitsplatzregelungen eingeführt haben, interessant.
Unternehmen, die KI-gestützte oder automatisierte Managed Print Services einsetzen, erhalten ein automatisiertes Druckmanagementsystem, das die Wartung der bestehenden Systemlandschaft vereinfacht. Mit ihm lassen sich Störungen schneller identifizieren und beheben. Darüber hinaus erkennt das Gerät damit automatisch, wenn zum Beispiel das Verbrauchsmaterial wie Tintenpatronen oder Tonerkartuschen zur Neige gehen und kann dieses dann eigenständig nachbestellen. So lässt sich das Gerät ohne großen Personalaufwand unterbrechungsfrei nutzen. Das entlastet die Anwendenden wie das Servicepersonal erheblich.
Warum Sie eine KI-Einführung strategisch angehen sollten
KI und Automatisierung sind längst Teil unseres Alltags, und ihr Einfluss steigt mit zunehmender Digitalisierung weiter. Letztlich handelt es sich um Werkzeuge, die für vorab festgelegte Einsatzzwecke zugeschnitten und zielgerichtet eingeführt werden müssen. Eine KI-Einführung benötigt also einen strategischen Plan. Die Zusammenarbeit mit externen Serviceprovidern mit KI-Expertise ergibt Sinn, um sukzessive eine anforderungsgerechte KI-Einführung zu entwickeln und umzusetzen.
