Digitalisierte Rechnungen: Warum sich die Umstellung lohnt
Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 sind nicht mehr die für Menschen sichtbaren Rechnungsangaben relevant, sondern die im maschinenlesbaren XML-Format. Diese digitalisierten Rechnungen ermöglichen automatisierte Prozesse im Rechnungswesen und haben viele weitere Vorteile.
Der Inhalt im Überblick
Wie werden Rechnungen digitalisiert?
Bei digitalisierten Rechnungen erfolgt die Übermittlung der Rechnungsinformationen elektronisch, sie werden automatisch empfangen und weiterverarbeitet. Das ermöglicht eine medienbruchfreie und automatisierte digitale Bearbeitung – von der Erstellung der Rechnung bis hin zur Zahlung und Kontierung der Rechnungsbeträge. Dazu müssen jedoch alle rechnungsrelevanten Daten maschinenlesbar sein. Deshalb gelten zum Beispiel PDFs als Bilddateien und nicht als digitale Rechnungen. Bei ihnen müssen ihre rechnungsrelevanten Inhalte über eine Texterkennung erst maschinenlesbar gemacht werden.
Mit der Einführung der E-Rechnung bleiben Zahlungsbelege sowie herkömmliche Rechnungen in Papierform oder als PDF für die Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2025 weiterhin erlaubt. Damit sie sich in das digitalisierte Rechnungswesen integrieren lassen, empfiehlt es sich, sie einzuscannen und mithilfe einer Texterkennungssoftware zu digitalisieren.
Wie sehen digitalisierte Rechnungen aus?
Digitalisierte Rechnungen können verschiedenste Formen und Formate annehmen, wobei die Kerninformationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Informationen zu Verkäufer und Käufer, Steuerinformationen und Details zu den verkauften Waren oder Dienstleistungen in maschinenlesbarer Form vorliegen. Bei E-Rechnungen nach EN 16931 muss es das maschinenlesbare XML-Format sein. Zu den gängigen Varianten digitalisierter Rechnungen zählen zum Beispiel:
Gängige Varianten digitalisierter Rechnungen
- PDF-Dateien oder gescannte Zahlungsbelege mit hochauflösender Texterkennung digitalisiert und in verschiedenen Datenformaten (inklusiv XML) verfügbar
- Rechnungen ausschließlich im für Menschen nicht lesbaren XML-Format
- PDF-Dateien mit rechnungsrelevanten Daten im XML-Format
- Rechnungen im EDIFACT-Standard der UN (noch nicht EN-16931-konform)
Welche Vorteile haben digitalisierte Rechnungen?
Digitalisierte Rechnungen beschleunigen das Rechnungswesen erheblich. Denn die digitalisierten Rechnungsdaten fließen auf Empfängerseite direkt in das Buchhaltungssystem, die Steuersoftware oder in ein ERP-System ein, wo ihre Weiterverarbeitung automatisch erfolgt. Die Software kann bezahlte Rechnungen automatisch verbuchen. Fehlerhafte Rechnungen fallen sofort auf und können storniert und gemahnt werden. Als Software nutzen viele Unternehmen eine entsprechende Erweiterung des vorhandenen ERP- oder Buchführungssystems. So bleibt die komplette Auftragsabwicklung im Blick – vom Angebot bis zur bezahlten Schlussrechnung.
Außerdem bieten viele dieser Systeme eine digitale Archivierung aller eingehenden und ausgehenden Rechnungsdaten mit an, um die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Sie verfügen darüber hinaus oft über eine Schnittstelle zur Steuerkanzlei, sodass auch hier kein Medienbruch stattfindet und diese automatisch alle relevanten Daten erhält. Letztlich sparen so alle Parteien Zeit und Nerven. Per Fernzugriff können die Prozesse – je nach Unternehmensvorgaben – auch vom Homeoffice-Arbeitsplatz oder von unterwegs aus eingesehen und vorangetrieben werden.
Die Vorteile digitalisierter Rechnungen auf einen Blick
- Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch weitgehend automatisierte
Workflows - Steigerung der Datenqualität durch geringere Fehleranfälligkeit
- Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung
- Ermöglichung einer dezentralen Rechnungsbearbeitung
- Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Was ist bei der Umstellung zu beachten?
Die Umstellung auf digitalisierte Rechnungen erfordert einen gewissen Planungsaufwand. Da ab 2025 allein die digitalen Daten einer Rechnung ausschlaggebend sind, müssen alle Prozesse im Rechnungswesen softwarebasiert erfolgen. Zum einen müssen die zugehörigen Workflows, Speicherorte und die Zugriffsmöglichkeiten für digital erstellte Rechnungen festgelegt werden. Die Rechnungsprüfung erfolgt dann per digitaler Zeichnungsmappe. Außerdem sind künftig Unmengen an physischen Aktenordnern in der Buchhaltung obsolet.
Im nächsten Schritt gilt es, die Workflows festzulegen, wie sich Papierbelege oder auch Rechnungen in PDF-Form in diesen Workflow integrieren lassen. Sprich: An welcher Stelle scannt wer welche Belege? Wie können die per Texterkennung digitalisierten Rechnungen und Belege in Unternehmenslösungen wie ERP-Systeme oder Steuersoftware integriert werden? In welchen Dateiformaten sollen sie zum Beispiel vorgehalten werden? Dabei spielt es eine wichtige Rolle, die relevanten Rechnungsdaten so weit wie möglich automatisiert zu erkennen und diese idealerweise ebenfalls automatisiert zuzuordnen, etwa einer Kostenstelle.
Es handelt sich also um ein klassisches Migrationsprojekt, das alle Beteiligten mit ihren Belangen einbeziehen sollte. Nach der Umstellung entlasten digitalisierte Rechnungen das Personal und bringen neue Freiheiten wie zum Beispiel das Arbeiten im Homeoffice.
Digitalisierten Rechnungen gehört die Zukunft
Digitale Rechnungen sind die Zukunft und gehören bereits in vielen anderen europäischen Ländern längst zum Alltag. Sie verändern und vereinfachen Workflows in der Auftragsabwicklung, in der Buchführung und im Steuerwesen. Aber letztlich wird es immer physische Zahlungsbelege geben, die eingescannt und ins System eingepflegt werden müssen. Hierzu eignen sich Dokumenten- und Belegscanner in Kombination mit einer Texterkennungssoftware. Auf dieser Basis lassen sich Papierdokumente in editierbare und durchsuchbare Formate wie XML umwandeln. Diese lassen sich dann ebenfalls nach vordefinierten Einstellungen automatisch verarbeiten.
